Bonjour et bienvenue dans les galères du management !

Onirio explore, pour vous, toutes ces situations délicates, voire improbables (et pourtant réelles !) que le métier de manager peut nous réserver. Vous trouverez à chaque épisode des conseils pour prendre du recul et gérer au mieux vos galères 😉

Dans l’épisode du jour, on vous parle de management participatif.

Bonne lecture !

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🛶La galère du jour : Comment faire participer l'équipe aux changements sans la perdre en route !

Vous êtes manager et votre entreprise est en pleine transformation. Pour que cela fonctionne, vous aimeriez impliquer votre équipe pour construire l’avenir. Mais voilà, certains de vos collaborateurs sont très critiques des changements à venir et assez méfiants quand on leur demande leur avis sur la transformation à venir...

Alors, comment faire du participatif avec son équipe sans se planter ?

Pourquoi faire du participatif ?

Il n'y a rien de pire pour l’engagement (et la performance) qu'une équipe qui subit des changements sans comprendre pourquoi. Une démarche participative est un processus dans lequel les différents acteurs concernés par un projet ou une initiative sont impliqués dans la prise de décision et/ou la résolution de problèmes.

Quels bénéfices attendre du participatif ?

S’assurer de l’alignement des différentes parties prenantes
Améliorer la qualité des décisions prises et éviter certains écueils
Encourager l’autonomie, la responsabilisation et la proactivité des collaborateurs
Générer de nouvelles idées qui n’auraient pas pu être le fruit d’une réflexion individuelle
Favoriser l'engagement et l'implication des parties prenantes

Le participatif peut aller de la consultation informelle à la co-construction active des changements à mettre en œuvre, et ce, sur tout type de sujets (ex : clarifier les rôles et responsabilités de chacun sur un process ou une organisation cible ; améliorer les modes de fonctionnement d’une équipe ou d’une direction, en interne et/ou avec ses clients ou partenaires ; associer des utilisateurs à la définition des fonctionnalités d’un futur outil informatique…).

⛔ Les pièges classiques d’une approche participative

Naviguer entre la volonté de faire participer et la peur des critiques n'est pas toujours évident. Voici ce qu'il vaut mieux éviter :

La fausse consultation : "J'aimerais vraiment votre avis...” alors que vous savez pertinemment que la décision a déjà été prise là-haut. 😅 Les collaborateurs produisent des idées, et on ne revient jamais vers eux avec le résultat final. On note tout ça sur des post-its, et hop dans le placard !
La sollicitation de tous (et du coup de personne !) : Impliquer divers profils pour bénéficier de points de vue variés, c’est une bonne idée. Mais ces personnes doivent avoir des compétences ou expériences à valoriser au regard du sujet à traiter (= c’est pas parce que Rémi est fun et qu’il a un avis sur tout qu’il doit être de toutes les réunions 😋)
Le participatif en excès : C’est bien de prendre les opinions de chacun(e) régulièrement, mais encore faut-il qu’il y ait un enjeu ! Non, la plante verte de l’openspace ou le positionnement du babyfoot ne méritent pas une réunion à 30 personnes…
Les réflexions trop conceptuelles : on réfléchissait à quoi déjà ?! Il faut des résultats tangibles ! Les retours concrets, qu'il s'agisse de plans d'action, de recommandations ou de nouvelles initiatives, sont le témoignage du succès de la démarche participative.

✅ Comment impliquer sans se planter ?

Pour que la démarche participative porte ses fruits, le cadre de travail doit être rigoureusement défini, communiqué et accepté par les participants :

Quels sont les objectifs du participatif ? quelle est la finalité du changement ?
Certains éléments ont-ils déjà été décidés par le top management ? Si oui, posez-les comme principes devant structurer les réflexions.
A l’inverse, quels degrés de liberté auront les participants dans leur réflexion ? Comment les idées émises vont-elles être traitées et analysées ? Sur quels critères ?
Quelles sont les grandes étapes de la démarche participative ? qui va être sollicité et quand ?
Quel livrable doit-être produit dans le cadre de votre démarche ? comment sera-t-il communiqué ?

⚠️ La transparence est essentielle pour rendre la démarche participative crédible, car spontanément, de nombreux participants s’interrogent sur la sincérité et l’utilité d’un tel exercice.

On vous partage un canevas pour vous aider à cadrer votre approche participative 😉

🛠️ Quelques idées pour vos ateliers participatifs

Un atelier participatif permet aux personnes impactées par le changement de :

Pouvoir exprimer, voire de “purger” leurs émotions, craintes, réticences (avec, par exemple, des icebreakers, comme un photolangage, une météo émotionnelle ou encore un arbre à personnage) ;
Co-construire et expérimenter les modes de fonctionnement de demain.
💡Quelques formats d’ateliers à expérimenter que vous trouverez facilement sur internet avec ces mots clés :
- Le Speedboat pour identifier les freins et les leviers d'action sur un sujet, et s’aligner sur une vision cible partagée
- Le Reverse brainstorming pour générer de nouvelles idées par la négation afin de renverser une situation et avoir un regard neuf (ex : “comment faire pour rater ce projet de transformation ?”). Cet exercice dégage spontanément des actions à ne pas faire – à traduire en actions à faire dans un second temps.
- Les Chapeaux de Bono pour explorer sous tous les prismes une problématique en adoptant successivement différents points de vue

📢 Et surtout on se rappelle de communiquer !

Après avoir recueilli les avis et contributions, la communication régulière est essentielle : Quels retours ont été intégrés ? Pourquoi certaines suggestions n'ont-elles pas été suivies ? Une communication ouverte et une culture du débat assurent l'engagement continu de votre équipe et la mise en place de vraies habitudes et modes participatifs.

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Vous avez vécu des galères managériales ? Inspirez-nous !

On est certains que vous avez vécu de nombreuses situations qui mériteraient un article 😉. Et on est toujours en recherche d’inspiration pour nos prochains épisodes. Alors écrivez-nous en nous laissant un descriptif de vos galères ! On se fera un plaisir d’explorer vos situations !

Episode #13 - Faire du participatif avec son équipe sans se planter !