Bonjour et bienvenue dans les Galères du management,

Dans cet épisode, nous allons parler de charge de travail. Ou plutôt de surcharge de travail !

Si vous êtes manager, vous avez certainement entendu (voire prononcé) la phrase “je suis sous l’eau”. On vous livre dans cet article quelques éléments pour prendre le sujet en main.

Bonne lecture !

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🛶 La galère du jour : Comment gérer une situation de surcharge de travail pour son équipe ?

Mon équipe est sous l’eau, et cela fait quelques temps que cela dure. On travaille dur, mais entre le quotidien à gérer et les nouveaux projets qui arrivent, on prend du retard et on ne voit pas le bout du tunnel. En plus, impossible de recruter à court terme…

Que faire ?

⛔ Attention aux boulettes !

Cette situation est délicate pour un manager : vous devez à la fois atteindre les objectifs opérationnels qui vous sont fixés, tout en veillant au bien-être de votre équipe.

L’équation n’est pas simple, et les maladresses sont si vite arrivées… 😉

Par exemple :

Faire l’autruche et nier le problème de charge : “C’est un peu chargé, mais ça va passer. Il faut juste que tu t’organises bien !”

Poser des barricades pour protéger l’équipe : “On ne prend plus de nouvelles demandes avant 6 mois !”
Menacer son boss : “Il faut recruter d’urgence 3 personnes, sinon on ne délivre plus rien !”
Ironiser sur la situation : “Ben alors, vous n’aimez pas le challenge ?”
Prendre soi-même une grande partie des actions opérationnelles : “Vu que vous êtes sous l’eau, je prends en direct tous les nouveaux projets !”
A l’inverse, ne pas mettre la main à la pâte… et imposer des heures supplémentaires aux équipes : “Je file, j’ai piscine ce soir ! Bon courage pour la nocturne, je compte sur vous !”

🧐 Qu’est-ce que la charge de travail ?

La notion de charge de travail est plus complexe qu’il n’y paraît. Elle englobe des aspects quantitatifs (volume de travail) mais aussi qualitatifs (complexité, intensité, perception subjective).

L’ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) explicite trois dimensions :

La charge prescrite qui recouvre tout ce qu'il est demandé de faire que ce soit au plan qualitatif ou quantitatif : les objectifs, les prescriptions, les outils et moyens à disposition, etc.
La charge réelle qui correspond à ce qui est réellement réalisé : les changements de dernière minute, les ajustements, le temps passé pour soutenir ses collègues…
La charge vécue, plus subjective, qui correspond à la représentation que chacun se fait de sa charge et du sens du travail

Dans notre situation, nous sommes face à un problème de surcharge de travail ! Le problème résulte d’une inadéquation entre la charge de travail et les capacités de l’équipe.

🔎 Modéliser la charge (réelle) de son équipe

Un premier réflexe est d’essayer d’avoir des données factuelles pour quantifier le problème de surcharge.

Sur le papier, cela paraît simple ! Il “suffit” de lister l’ensemble des activités à réaliser par son équipe et d’évaluer le temps nécessaire pour les réaliser.

Dans les faits, il est difficile de calculer la charge “réelle” :

De nombreuses activités essentielles sont “masquées” quand on liste l’ensemble des tâches d’une équipe : le temps passé à s’entraider entre collègues, la formation des nouveaux arrivants, le temps passé à se synchroniser… Mis bout à bout, 20 à 30% du temps de l’équipe est consacré à ces activités “annexes” mais essentielles. Ce n’est pas anodin…
L’estimation des temps unitaires pour traiter les opérations courantes ou l’évaluation de la charge à consacrer aux projets sont des exercices périlleux. Tous ceux qui ont essayé comprennent de quoi on parle : nous sommes toujours trop optimistes !

La modélisation de la charge de travail réelle a beau être difficile, c’est indispensable de confronter la charge “vécue” et la charge “réelle” pour diagnostiquer le problème.

Alors, on prend son courage à deux mains, et on essaie ! Vous pouvez appeler Onirio pour vous aider, bien entendu 😉

💡 4 stratégies pour réguler la charge de travail

1️⃣ Réduire la charge

Cette première stratégie consiste à diminuer la quantité de travail à réaliser, avec deux axes à explorer :

Gagner en efficacité, autrement dit, faire autant en moins de temps : on cherche ici à automatiser des tâches chronophages et manuelles, simplifier des process…
Renoncer à faire certaines tâches et/ou dégrader la qualité. Ce sont des choix difficiles mais souvenez-vous de la loi de Pareto* et concentrez les efforts de l’équipe sur les tâches qui apportent le plus de valeur.
* Selon Pareto, 20% des efforts produiraient 80% des résultats 🙂

2️⃣ Lisser la charge dans le temps

Il s’agit ici de prioriser les sujets pour que la charge de travail soit soutenable :

Décaler dans le temps les sujets jugés moins prioritaires quand vous êtes dans un pic de charge
Anticiper ce qui peut l’être quand vous êtes dans une période plus creuse.

Ce travail de planification et de priorisation est fastidieux, mais vous fera gagner beaucoup de temps :

Avec des priorités claires, les équipes savent tout de suite par quoi commencer
Avec de la planification, la charge est mieux répartie dans l’équipe et il est possible de s’organiser pour éviter de se prendre un mur

Les limites de cette stratégie sont votre capacité de négociation des échéances avec vos clients et donneurs d’ordre et notre tendance naturelle à la procrastination…

3️⃣ Jouer sur la capacité

La troisième stratégie consiste à prendre du recul sur les ressources de l’équipe. Quelles optimisations sont possibles pour survivre à une situation de surcharge ?

Le premier réflexe évident : recruter !

Mais que faire si vous n’avez pas le budget ou si vous rencontrez des difficultés pour embaucher ?

Un premier axe de travail est de développer la polyvalence :

La polyvalence intra-équipe : il est fréquent d’avoir une ou deux personnes clés qui sont sous l’eau alors que d’autres personnes auraient du temps pour aider (mais n’ont pas les compétences). Travailler la polyvalence dans son équipe permet de mieux répartir la charge et d’avoir beaucoup plus de souplesse dans l’organisation du travail.
La polyvalence inter-équipe : la mise en place d’un système permettant de soulager temporairement une équipe en mettant à disposition des ressources d’autres équipes peut apporter de la flexibilité pour absorber des pics de charge. Difficile à organiser dans des métiers d’expertise mais efficace quand votre activité le permet !

La polyvalence, et plus largement, le développement des compétences des équipes sont des investissements permettant, à effectif constant, d’augmenter la capacité de travail d’une équipe.

Le deuxième axe de travail est d’apporter de la flexibilité dans l’organisation du travail :

Appel à des ressources temporaires (intérimaires, freelances, consultants) pour renforcer l’équipe sur une courte période
Organisation des plannings de présence pour sécuriser la capacité à faire aux moments clés
Mise en place de back-up pour assurer la continuité d’activité
Recours au télétravail pour améliorer les conditions de travail, les capacités de concentration ou pour gérer plus simplement des astreintes
…

4️⃣ Mieux vivre la charge de travail

Face à une forte charge de travail, le ressenti peut être très différent d’une personne à l’autre : certains peuvent très bien vivre cette situation, alors que d’autres peuvent en souffrir.

Pour un manager, il est important d’engager des discussions régulières, en individuel, avec les membres de son équipe. C’est le moment de parler librement du ressenti sur la charge et d’apporter son soutien, donner des conseils, et surtout, reconnaître le travail et les efforts de la personne.

Les périodes de surcharge de travail, quand elles sont bien gérées, sont riches d’apprentissage :

Développement de techniques de gestion du temps et des priorités
Pratiques pour gérer son énergie : pause, marche, respiration…
Renforcement de la cohésion d’équipe : entraide, solidarité, esprit d’équipe

Conclusion

La gestion de la charge est un travail continu (et difficile) pour un manager.

Cela passe par un suivi régulier de la charge et du ressenti des équipes. Il faut être en mesure de planifier et anticiper autant que possible pour éviter les situations de surcharge, et ajuster en continu les objectifs aux capacités de l’équipe.

Quelle que soit la situation, et encore plus quand la charge de travail est importante, les équipes ont besoin d’objectifs clairs, de reconnaissance et de votre soutien.

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Episode #29 - Surcharge de travail : éviter la noyade !